Des messages qui arrivent à la bonne équipe, et ne partent que lorsqu’ils le doivent.
Les boîtes d’équipe, les règles de routage et les contrôles des messages sortants s’appuient sur les mêmes dossiers que le reste. Une demande douanière arrive à l’équipe douane et s’ouvre à côté de l’expédition concernée.
Des règles que vous pouvez tester avant qu’elles ne déplacent un seul message.
Créez une règle, testez-la sur des messages d’exemple et voyez où chacun irait. Les règles s’appliquent dans l’ordre ; un message qui ne correspond à aucune reste là où il a été envoyé.
- Règles appliquées dans l’ordre, la première correspondance l’emporte
- Test préalable sur des exemples réels
- Chaque déplacement tracé avec la règle qui l’a déclenché
Les données personnelles restent en interne sauf décision contraire.
Avant l’envoi d’un message, Nexus vérifie s’il contient des données personnelles et s’il respecte les cloisons entre équipes. Un blocage arrête le message, un avertissement laisse l’expéditeur décider et, dans tous les cas, la décision est enregistrée.
- Bloquer, avertir ou autoriser, par type de données
- Les cloisons entre équipes s’appliquent aussi aux messages
- Chaque décision consignée au dossier
Les administrateurs gèrent la messagerie. Ils ne la lisent pas.
Ouvrir la boîte personnelle d’un collaborateur exige un motif et la validation d’une deuxième personne, et laisse une trace visible par le titulaire. Le flux de messagerie est affiché sous forme de volumes, jamais de contenu.
Une boîte personnelle
Un administrateur qui tente d’ouvrir la boîte d’un collègue suite à une réclamation voit la règle, la deuxième personne requise et la trace qui sera enregistrée.
- Un motif et une deuxième personne
- Le titulaire est informé
- Aucune ouverture sans trace
Flux de messagerie
- Uniquement des volumes, jamais le contenu
- Messages retenus par motif
- Tendances par équipe
À propos de la messagerie et des boîtes d’équipe.
Devons-nous migrer notre messagerie ?
Non. Nexus se connecte à votre système de messagerie actuel et ne lit que les boîtes que vous choisissez.
L’assistant peut-il préparer des réponses ?
Oui, à partir du dossier concerné par le message, en indiquant la source de chaque élément. C’est une personne qui l’envoie.
Qu’en est-il des échanges avec d’autres entreprises ?
Les messages échangés avec des entreprises connectées suivent les mêmes règles de partage et de cloisonnement que tout le reste.
Aller plus loin
Routez correctement une première boîte.
Prenez la boîte partagée qui vous pose le plus de problèmes. Nous configurerons ses règles et ses contrôles avec vous.